Waarom een DMS+ abonnement?

Een Document Management Systeem (DMS) kan uw bedrijf helpen nog efficiënter en daardoor kosten besparend te werken. Maar als u als ondernemer een professioneel DMS wilt aanschaffen, bent u al snel tienduizenden Euro’s kwijt aan de software, de inrichting en het onderhoud. Als alternatief kunt u via internet  verschillende “Cloud” oplossingen vinden waar u uw documenten in kan opslaan, maar dan heeft u het wel gehad. Het zijn niets meer dan digitale archieven. Daarnaast weet u niet waar uw bestanden blijven en wie er toegang toe heeft.

Met het DMS⁺ Abonnement wil FormTree de voordelen en gemakken van een professioneel DMS bereikbaar maken voor alle MKB. Het gaat niet alleen om het archiveren van uw doumenten, maar ook het beheren en het op een professionele manier onderhouden van uw documenten. U raakt geen document of bestanden meer kwijt die u in het DMS opslaat. U heeft alle gemakken van een volledig werkend DMS voor een betaalbare prijs.

Er geld: Hoe meer deelnemers er zijn hoe goedkoper het wordt!

Daarnaast krijgt u flinke kortingen op diensten en producten.

Wie kan mijn documenten zien?

Door een ingenieus autorisatie systeem is het mogelijk om de documenten van de verschillende bedrijven compleet van elkaar gescheiden te houden. U (uw organisatie) bent dus de enige die toegang heeft tot uw documenten. In dien u wenst kunt u zelfs documenten binnen uw organisatie van elkaar afschermen.

Ook kunt u gemakkelijk documenten delen met andere organisaties of personen door deze (tijdelijk) toegang te geven tot betreffende documenenten.

Voor wie?

In principe voor iedereen: van ZZP'er tot middel grote bedrijven die in Nederland gevestigd zijn. Bent u benieuwd of het DMS+ abonnement iets voor uw bedrijf kan betekenen bekijk de volgende stellingen.

1. Ik heb moeite met het vinden van documenten zowel op papier als digitaal.
2. We doen gemiddeld langer dan 1 minuut over het vinden van gewenste documenten.
3. Ik vraag regelmatig aan collega's waar ik documenten kan vinden.
4. We hebben mensen in de buitendienst zitten die gegevens nodig hebben van het kantoor.
5. Al onze personeelsgegevens zitten in papieren dossiers.
6. Er moet altijd iemand de documentatie controleren / goed keuren voor deze de deur uit gaat.
7. We hebben de meeste correspondentie op papier opgeslagen in mappen en kasten.
8. Er kunnen meerdere versies van hetzelfde document op het netwerk aanwezig zijn.
9. Wij willen graag of hebben een ISO certificering en willen dit digitaal gaan brengen beheren.
10. Ik / mijn collega's moeten onze post altijd uit een postvakje bij de balie halen.
11. We werken veel project matig (met andere bedrijven)

Wanneer u 1 of meerdere stellingen met Ja heeft beantwoord, kan het DMS+ abonnement iets voor uw organisatie zijn. Neem vrijblijvend contact op met:

Hugo de Boom

mob: 06 814 77 900 of

mail: info@formtree.nl

Wat zijn de voordelen?

Door een abonnement af te nemen kunt u voordelig gebruik maken van de volgende voordelen van een volwaardig DMS:

• Professioneel  versiebeheer. U heeft altijd de laatste versie bij de hand.
• Workflow, zorg dat de juiste mensen de juiste taken op de juiste tijd behandeld hebben.
• Checklists kunnen geplaatst worden zodat alle gegevens e.d. in de juiste dossiers komen.
• QR code integratie waarborgt de authenticiteit van uw documenten.
• Volledig geïntegreerd met Office.
• Uw data en documenten zijn altijd en overal via internet beschikbaar.
• OCR en PDF.
• Er zijn meerdere zoekmethoden beschikbaar.
• Auto PDF voor definitieve documenten.
• PDF on demand.
• Automatische vulling Dossiers met de juiste documenten.
• CRM Al uw klant informatie en dossiers worden automatisch opgebouwd.
• Beheren en navolgen kwaliteitssysteem.
• Autologging U kunt na gaan wie wat wanneer heeft uitgevoerd
• Helpdesk is inbegrepen.
• Gebruikers forum is aanwezig.

Daarnaast biedt het abonnement u de volgende voordelen:

• De inrichting kan binnen korte tijd aangepast en uitgebreid worden*.
• Uw besparing kan oplopentot 80% à 90% op de kosten voor de aanschaf en onderhoudt een volwaardig DMS.** 
• U heeft altijd een toegewijde consultant die uw situatie kent.
• Aanpassingen specifiek voor uw organisatie zijn relatief goedkoop.
• Daarnaast wordt er onder andere de volgende aanvullende diensten aangeboden tegen een gereduceerde prijs.
• Mobiele formulieren: Via mobiele formulieren kunt u informatie buiten het kantoor verzamelen en met 1 druk op de “knop” verzenden naar het DMS of elk gewenst e-mail adres.
• Business intelligent systeem inrichten voor uw organisatie zodat u nog beter grip krijgt op uw organisatie***.
• OCR met zelf lerend Factuur en Formulier herkenning. De gegevens niet meer zelf invoeren. Makkelijke doorvoer naar uw financieel systeem.

• U blijft eigenaar van uw gegevens welke op een server hier in Nederland staan in een professioneel datacentrum.

*              Wanneer de wijzigingen voor iedereen van belang zijn, zijn deze gratis, anders betaald u

                  een vooraf afgesproken bedrag.

**             Dit is afhankelijk van de grote van uw bedrijf en het aantal abonnementen dat uitgegeven

                  wordt.

***            Deze wordt ter plaatste ingericht en de kosten worden vooraf afgesproken.

Aanvullende diensten

Upgrades en onderhoudt.

In het abonnement zijn upgrades en updates inbegrepen. Wanneer deze doorgevoerd worden, wordt dit van te voren aangekondigd en worden zo veel mogelijk buiten kantooruren uitgevoerd.

Forum

Binnen het systeem wordt een openbaar deel opgenomen dat zal dienen als forum. Alle gebruikers kunnen hier bedrijf of DMS gerelateerde zaken plaatsen en iedereen kan hierop reageren.

Helpdesk

Binnen het DMS systeem wordt naast een openbaar forum, een plek waar gebruikers onderling ideeën kunnen uitwisselen, ook een helpdesk ingericht. Hier kunt u vragen, opmerkingen en problemen registreren. Het streven is deze binnen 24 uur in behandeling te nemen en afhankelijk van de aard van de aanpassingen zullen deze zo spoedig mogelijk besproken en eventueel doorgevoerd worden. Het kan zijn dat voor bepaalde vragen aanvullende diensten nodig zijn.

Consultant

Kosten voor een consultant liggen laag, 2 bezoeken per jaar zijn inbegrepen in de abonnementskosten. U betaald op dat moment alleen de voorrijdt kosten ad €0,60/km (excl. BTW). Wanneer u meer dagen nodig heeft, betaald u slechts 50% van het gangbare tarief. Eventuele kosten worden vooraf met u besproken.

Omzetten huidige archief/opslag naar DMS systeem

Indien gewenst kan uw huidige documentatie door ons overgezet worden naar het DMS+ systeem. Maak een vrijblijvende afspraak om te kijken naar de mogelijkheden.

Andere aanvullende diensten

Onder aanvullende diensten worden, diensten verstaan die speciaal voor uw organisatie gedaan moeten worden. Hiervoor betaald u 1 maal een vast bedrag. Dit bedrag is afhankelijk van de diensten die u verlangt en zullen vooraf met u besproken worden.

Kwaliteitshandboeken

Bent u reeds in het bezit van een kwaliteitshandboek (bijvoorbeeld voor ISO 9001 en of ISO 14001 of welk kwaliteits keurmerk dan ook) en u heeft dit allemaal op papier dan kunt u deze onderbrengen binnen het systeem en de procedures welke binnen dit handboek worden beschreven verder automatiseren.

U over weegt om een kwaliteitskeurmerk in te voeren? Ook daarbij kunnen we u helpen.

Vraag naar de mogelijkheden.

Woorwaarden en bonussen

Abonnementsduur

Het abonnement wordt voor een periode van minimaal 2 jaar afgesloten. Hierna volgt stil zwijgende verlenging tot opzegging.

Opzegging

Wanneer u na de periode van 2 jaar uw abonnement wilt opzeggen kunt u dat elke maand doen. Bij opzegging vóór de 15e van de maand geld dat het abonnement stopt de 1e van de daarop volgende maand. Bij opzegging na de 15e van de maand wordt een extra maand in rekening gebracht.

Eerder stoppen

Hoewel we hen niet hopen en verwachten, is het altijd mogelijk dat u eerder dan de gestelde 2 jaar het abonnement wilt stoppen. Onder stoppen wordt verstaan dat u als organisatie het complete abonnement opzegt. Wanneer u eerder stopt dan de gestelde 2 jaar zal de helft van de resteren de looptijd inrekening gebracht worden voor het aantal gebruikers die u gemiddeld in de laatste 3 maanden heeft gehad.

Nieuwe leden aanbrengen

Omdat geld “Hoe meer gebruikers, hoe goedkoper het wordt” is het voor u als organisatie altijd voordelig wanneer er extra gebruikers bij komen. Wanneer er dank zij u een nieuwe organisatie zich aanmeld krijgt u een beloning. U krijgt 1 maand geen rekening voor het aantal gebruikers dat er nieuw is ingebracht.* De nieuwe organisatie moet dan wel melden dat zij zich via u hebben aangesloten.

Voorbeeld:  Uw organisatie heeft 5 gebruikers.

1. U brengt een nieuwe organisatie aan met 3 gebruikers. U krijgt 1 maand voor 3 gebruikers geen rekening.
2. U brengt een organisatie binnen met 8 gebruikers. U krijgt 1 maand geen rekening en 1 maand een rekening voor 2 gebruikers.

Om de aanbreng van nieuwe leden verder te stimuleren wordt elk kwartaal een attentie uitgereikt aan de organisatie die de meeste nieuwe organisaties heeft aangebracht.

* Dit geld natuurlijk niet voor nieuwe gebruikers binnen de eigen organsatie.

Wat zijn de kosten?

De kosten voor het DMS+ abonnement zijn variabel. Dit wil zeggen dat ze afhankelijk zijn van het totaal aantal gebruikers. Het totaal aantal gebruikers wordt 1x per maand geteld op de 1e van de maand en het aantal bepaald welke prijs gefactureerd wordt.

De kosten* voor het DMS+ abonnement zijn als volgt:

            Administratie kosten: 

Voor inschrijving en wijzigingen in het deelnemers bestand worden de volgende kosten in rekening gebracht.

                                €45,00 Inschrijving per organisatie (inclusief 2 gebruikers)

                                €10,00 Inschrijving per gebruiker (voor elke extra gebruiker)

            Abonnementskosten:

Afhankelijk van het totaal aantal gebruikers volgens de volgende staffel.

            Totaal aantal gebruikers**                               Prijs per gebruiker per maand

                                   0 -  50                                                                  €     98,00

                                  51-100                                                                 €     74,00

                                101-150                                                                 €     54,00

                                151-200                                                                 €     41,00

                                201-250                                                                 €     34,00

                                251-300                                                                 €     30,00

                                301-400                                                                 €     27,00

                                401-550                                                                 €     24,00

                                551-850                                                                 €     2100

                                851-1200                                                              €     19,00

                                1201-1500                                                            €     17,00

                                1501>                                                                    €     15,00

            Consultant kosten binnen het abonnement:

• De eerste twee bezoeken per (kalender) jaar gratis
• Overige bezoeken €35 per uur 
• Voorrijdt kosten altijd €0,60 / km 

*              Alle vermelde kosten op deze website zijn excl. BTW.

**             Alle gebruikers die binnen het systeem op actief staan.

Rekenvoorbeeld

Voor dit rekenvoorbeeld gaan we uit van dezelfde voorwaarden en diensten zoals deze in het abonnement gelden. Niet mee genomen zijn:

• extra dagen consult (dus max 2 per jaar)
• eigen  aanschaf en onderhoudt van uw netwerk.
• OCR factuur herkenning.

Aantal                          Werkelijk verwachte                Min. besparing

gebruikers                   kosten  per gebruiker               abonnement

                                     per maand                              (bij het hoogste tarief)

15                                 €103                                         5%

10                                 €132                                         35%

5                                   €211                                        115%

Wanneer gaan we van start?

Om met dit initiatief daadwerkelijk rendament voor u te halen, hebben we genoeg gebruikers nodig. Er wordt bewust gesproken over gebruikers omdat het abonnementsgeld per gebruiker wordt verrekend.  Om de kosten verder te drukken lopen de abonnementen minimaal 2 jaar. 

De planning is om uiterlijk 1 juni 2014 van start te gaan of zodra we meer dan 25 gebruikers hebben gaan we de server starten. Minder is helaas niet rendabel en worden de kosten te hoog. De server zal in een professioneel data centrum hier in Nederland komen te staan waar deze volledig ingericht wordt, zodat iedereen ermee aan de slag kan.

Inschrijven

Wanneer u geïnteresseerd bent in het nemen van een abonnement kunt u via de knop "Inschrijven" een afspraak maken voor een vrijblijvende kennis making.

U kunt zich natuurlijk ook meteen abonneren.

Wanneer u zich abonneert vermeld u uw bedrijfsnaam, de namen van de gebruikers en hun persoonlijke (bedrijfs)email. U geeft aan wie het contact persoon is en wie de facturen moet ontvangen. De facturen zullen in het DMS geplaatst worden en u zal een melding krijgen dat deze is geplaatst.

U betaald 1 maal administratie kosten, deze worden pas verrekend op het moment dat het abonnement ingaat. U heeft dus geen onnodige kosten vooraf. De administratie kosten zullen in de eerste factuur opgenomen worden.

Zodra alles klaar is krijgen alle gebruikers een mail met daarin de link waar ze kunnen inloggen, hun gebruikersnaam en tijdelijk wachtwoord. Na de eerste keer inloggen wordt direct gevraagd om het wachtwoord te wijzigen.