Het document management systeem

FormTree maakt gebruik van een webbased Document managementsysteem welke simpel en snel interichten is naar de wensen van de organisatie. Door gebruik van webservices (pakketjes code die communiceren met de DMS engine) is het mogelijk om een kompleet eigen gezicht aan de software te geven.

Door de relatief simpele beheermodule, kan het DMS, afhankelijk van de omvang en beschikbaarheid van mensen en materialen,  al binnen enkele dagen up en running zijn.

De data is strikt geautoriseerd en alleen toegankelijk voor personen die daar toe gerechted zijn.

Wat heeft het DMS onder andere te bieden.

Naast de standaard functionaliteiten als beheren van de opslag van alle bekende digitale bestanden, het inscannen van documenten zowel in bulk als per registratie en verschillende zoekmogelijkheden, heeft het DMS onder andere de volgende standaard functionaliteiten te bieden:   

Workflow

Versiebeheer

Locatie beheer

QR code

Workflow

Naast de opslag en beheer van documenten en data beschikt het DMS over een uitgebreide workflow die uw bedrijfsprocessen kan ondersteunen en sturen. Gebruikers worden automatisch op de hoogte gesteld van taken die zij moeten uitvoeren, hoeveel tijd dat ze ervoor hebben en wanneer dat ze geacht worden de taken af te hebben. Via een duidelijke interface kan in één oog opslag gezien worden hoever de workflow gevorderd is en of deze voor-, achter- of precies op schema is. De workflow biedt de mogelijkheid van simpele tot zeer uitgebreide workflowprocessen.

Versiebeheer

In combinatie met Microsoft Office kunnen documenten worden gegenereerd met informatie die in het systeem aanwezig is. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van het inventieve versie beheer systeem. Dit systeem komt metname tot zijn recht wanneer documenten lokaal zijn opgeslagen geweest. Het systeem herkend automatisch documenten die via het DMS zijn gegenereerden. Is dit het geval dan wordt controleerd of de geopende versie nog de laatste versie is. Wanneer dit niet het geval is wordt de gebruiker hiervan op de hoogte gesteld en krijgt hij keuze mogelijkheden wat te doen met deze versie.

Locatiebeheer

Met locatie beheer kunnen fysieke documenten "op afstand" worden beheerd. Dit komt neer op het volgende: bij wijzigingen in documenten worden de locatie beheerders geïnformeerd dat er wijzigingen zijn en dat zij geacht worden de juiste versie toe te voegen, te vervangen en of te verwijderen. Bij deze notificaties worden de documenten als link mee gestuurd en is de beheerder meteen in staat de juiste documentatie uit te printen. Wanneer de beheerder print of de verwijder actie bevestigd, geeft deze aan dat de locatie up te date is.

Dit wordt momenteel met name in de zorg gebruikt voor protocollen rond om machines en dergelijke. Maar denk ook bijvoorbeeld aan de distributie van handboeken e.d. Er zijn verschillende mogelijkheden te verzinnen.

QR Code

Het DMS beschikt over de mogelijkheid om op een document een QR code mee te printen. Deze code bevat de eigenschappen en versie van het document. Wanneer deze code gescand wordt, en u heeft voldoende rechten, dan krijgt u infromatie over de versie die voor u ligt en of er nieuwere versies beschikbaar zijn. Deze nieuwere versies kunt u vervolgens downloaden en lezen.

Meer weten?

Wanneer u geïnterreseerd bent in wat FormTree mogelijk voor uw bedrijf kan doen of om een afspraak te maken, schuw dan niet om op de contact knop te klikken.